Arriva la fattura elettronica: siete pronti al cambiamento?

Con la pubblicazione del decreto di autorizzazione UE, il 9 aprile 2018 viene annunciata la data di quello che sembra delinearsi un vero e proprio Big Bang. Un fenomeno tutto italiano (gli altri Stati dell’Unione Europea – tranne il Portogallo dove la transazione digitale è obbligatoria dal 24 agosto 2012 – sono decisamente più arretrati in questo percorso, ndr), che il 1 gennaio 2019 vedrà l’entrata in vigore della fattura elettronica, e-fattura (FE), segnando per le imprese – e non solo – un cambiamento epocale. O almeno così sembra, perché il provvedimento riguarda le transazioni commerciali B2B, ossia tra imprese e/o professionisti, ma anche verso i consumatori finali privati (B2C). Fatte salve, in quest’ultimo caso, le ipotesi in cui l’emissione della fattura non è dovuta, essendo sufficiente lo scontrino o la ricevuta fiscale (per esempio, commercio al minuto e operazioni esenti). Rimangono esclusi anche tutti gli interscambi con l’estero, per i quali continueranno a vigere le vecchie regole della fattura cartacea, alle quali si aggiungerà però un nuovo adempimento fiscale mensile: il cd “mini spesometro” riepilogativo di tali operazioni transfrontaliere.

Nonostante la data sia stata fissata, sono in molti a sperare in un’ulteriore proroga di questo colossale appuntamento, già procrastinato negli ultimi mesi per quanto concerne l’utilizzo della FE a partire dal 1 luglio 2018 da parte di tutta la filiera della distribuzione carburanti.
Ma se è vero che sarà un Big Bang, è pur vero che saranno trascorsi ben nove mesi dalla data del suo annuncio, mesi utili e indispensabili per prepararsi. Viene da chiedersi: saranno sufficienti? Questo il timore di molti, compreso il mondo imprenditoriale e professionale italiano. C’è infatti un interrogativo che accumuna quanti accolgono con favore questo salto carpiato verso la digitalizzazione e quanti invece lo subiscono con ferma contrarietà: l’Italia ha gli strumenti adeguati ad affrontare una rivoluzione non solo pratico-operativa settoriale, ma strutturale, mentale e globale?

La genesi giuridica

Il cambiamento affonda le sue radici nel 2007, anno in cui, ai sensi dell’art. 1 della Legge 24.12.2007 n. 244, viene previsto l’obbligo di emettere fattura in formato elettronico solamente per le operazioni compiute da soggetti privati nei confronti delle Pubbliche amministrazioni (PA). Tale norma definisce pertanto il nuovo processo di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica verso la PA, introducendo il mondo imprenditoriale e gli addetti ai lavori del settore fiscale al nuovo Sistema di Interscambio (SdI), che oggi rappresenta il canale univoco e indispensabile per gli innumerevoli adempimenti introdotti nel corso degli anni a carico delle imprese (per esempio, Spesometro, Comunicazioni IVA…).

La possibilità di fare ricorso a questa modalità di fatturazione si ritrova successivamente nella Legge di Stabilità 2013 (Legge 24.12.2012 n. 228) che, nel recepire le disposizioni sulla fatturazione elettronica della direttiva 2010/45/UE, introduce innovazioni alla disciplina del decreto del presidente della Repubblica (DPR) n. 633/1972 istitutivo dell’imposta sul valore aggiunto (meglio nota come IVA), portando alla piena equiparazione tra fattura elettronica e cartacea. Dal 1 gennaio 2017, con il D. Lgs. 127/2015, la e-fattura diventa facoltativa anche per le transazioni tra privati, allargando la platea di quanti volontariamente scelgono di utilizzare lo strumento, a fronte dei vantaggi fiscali che si profilano alla base di tutta la manovra di digitalizzazione e informatizzazione.

Le regole tecniche della fattura elettronica

Facile ironizzare sulla deadline per l’entrata in vigore della FE: un Capodanno con il botto! Ed effettivamente è questo il rischio per molti piccoli – ma anche grandi – imprenditori che, poco coscienti del cambiamento radicale, arriveranno inconsciamente o incoscientemente impreparati all’appuntamento. Tutto il mondo imprenditoriale e professionale italiano sarà infatti chiamato in causa, a eccezione, come detto, di pochi soggetti quali contribuenti forfettari o contribuenti ancora nel regime dei minimi per i quali ancora vigerà la facoltatività.

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate (AdE) del 30 aprile 2018 e la contestuale circolare n. 8/E forniscono i primi chiarimenti operativi sul futuro obbligo. In particolare, sottolineano che la FE emessa da imprese e professionisti prenderà il posto della vecchia e classica fattura cartacea, configurandosi come un “documento elettronico” in formato XML (contenente tutti i dati propri e rappresentativi delle “vecchie” fatture), che a seguito dell’emissione verrà immediatamente inviata – in modo sicuro – attraverso il Sistema di Interscambio al committente, ma anche contestualmente acquisita dai Sistemi dell’AdE.

Che cos’è il Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di ricevere la fattura elettronica (FE) da parte del cedente/prestatore (o di un suo intermediario delegato) al quale viene rilasciato un riscontro dell’avvenuta trasmissione. Per ogni fattura elettronica, o insieme di FE, correttamente inviata, il Sistema effettua controlli sui file XML ricevuti; i controlli vertono sul contenuto, sul formato e sulla validità della firma elettronica apposta. In caso di esito negativo, entro cinque giorni viene inviata una “ricevuta di scarto” del file. La fattura elettronica, o le fatture, contenute nel file scartato dal SdI si considerano non emesse. Qualora l’esito dei controlli sia positivo, la FE viene recapitata al soggetto cessionario/committente.Si tenga presente che il SdI non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

I passaggi chiave della fattura elettronica

Leggendo attentamente la Circolare, scopriamo che sono tre i passaggi chiave legati alla FE. L’intero ciclo di vita che la caratterizza passa attraverso: l’emissione/firma, la ricezione/accettazione e infine la conservazione sostitutiva a norma di legge per dieci anni.

Il 30 aprile 2018 sono stati inoltre descritti i servizi che l’Amministrazione Finanziaria mette a disposizione degli operatori commerciali per supportarli nella gestione del processo di fatturazione. Al momento in cui scriviamo i servizi cardine già operativi offerti sono tre:
1 registrazione dell’indirizzo telematico;
2 emissione e trasmissione della FE;
3 consultazione e acquisizione delle FE o dei loro duplicati informatici.

La registrazione dell’indirizzo telematico

Il servizio di registrazione consente di segnalare al Sistema di Interscambio, l’indirizzo telematico prescelto (posta elettronica certificata (PEC) o codice univoco destinatario (cd) in caso di utilizzo del protocollo Ftp) per la ricezione delle fatture elettroniche. In questo modo il Sistema abbina automaticamente l’indirizzo sul quale saranno veicolate tutte le fatture di cui l’operatore risulta destinatario in base al numero di partita IVA indicato dall’emittente.

Dal 29 giugno il servizio di registrazione è disponibile all’interno dell’area riservata del portale “Fatture e corrispettivi” (logo a destra nella sezione “siti tematici” sul fondo della pagina web www.agenziaentrate.gov.it), accessibile previa autenticazione con le credenziali Entratel/Fisconline oppure tramite Spid e Carta nazionale dei servizi. La procedura di registrazione semplifica il flusso di emissione dei documenti, consentendo al fornitore di trasmetterli senza la necessità di aggiornare le anagrafiche del cliente cessionario/committente.

Un ulteriore elemento di semplificazione introdotto dalla nuova procedura è rappresentato dal servizio di generazione e stampa del codice a barre bidimensionale (QR code) abbinato all’utenza registrata. Tale codice consente a chi emette la FA di acquisire automaticamente – mediante la scansione con un lettore ottico – i dati identificativi (ragione sociale, partita IVA, sede…) e l’indirizzo telematico di clienti e fornitori (si veda il riquadro a lato). In sostanza, il codice sostituisce il vecchio biglietto da visita cartaceo.

Emissione e trasmissione della fattura elettronica

Le fatture elettroniche possono essere generate con strumenti forniti gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate (una procedura web, un’app e un software da installare su pc), ma anche con software di mercato. Tali strumenti sono già stati messi a disposizione.

Il 29 giugno l’AdE ha annunciato la possibilità di accedere all’app “FATTURAe”, che consente ai titolari di partita IVA in possesso delle credenziali Entratel, Fisconline o Spid di predisporre e inviare le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. In particolare, attraverso una procedura guidata, l’app aiuta l’utente a predisporre una fattura ordinaria o semplificata tra privati o verso la Pubblica amministrazione. È prevista anche una funzione per acquisire in automatico, tramite QR code, le informazioni anagrafiche del cliente con partita IVA al fine di trasmettere le e-fatture in maniera rapida e sicura. La funzionalità che consente di acquisire il codice identificativo del cliente è operativa anche sulla procedura web di predisposizione e invio delle fatture elettroniche al SdI.

Il 2 luglio, invece, l’Agenzia ha reso disponibile un pacchetto software da installare sul proprio computer per predisporre le e-fatture in modalità offline: una soluzione pensata per chi non dispone di una connessione stabile o continua a Internet.

Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche

Il servizio di “consultazione e acquisizione delle FE o dei loro duplicati informatici”, sempre all’interno del portale dell’AdE, in ogni momento, consentirà la consultazione di tutti i file delle fatture elettroniche (emesse e ricevute) transitati attraverso il SdI. Sarà infatti possibile effettuare il download degli stessi file esclusivamente da parte del titolare dei dati (cedente/prestatore e cessionario/committente presenti in fattura), ovvero si potrà demandare alla consultazione e acquisizione degli stessi, con apposita delega da parte dei titolari, uno o più intermediari.

La consultazione delle FE porta con sé il concetto di “conservazione sostitutiva delle e-fatture”, obbligatoria per dieci anni. Aspetto non di poco conto, che apre, a ben pensare, prospettive di semplificazione a livello sia civile sia fiscale. Tale novità, obbligatoriamente legata alla conservazione delle nuove fatture XML, spianerebbe la strada al sogno condiviso di eliminare le montagne di carte che sommergono aziende e studi professionali. Dunque, niente più tempo perso per l’archiviazione e la ricerca della fattura dimenticata nel cassetto. La realizzazione del sogno perfetto vorrebbe che essendo l’Agenzia delle Entrate direttamente coinvolta attraverso il canale SdI nel “viaggio” della fattura tra i diversi operatori economici, si faccia direttamente carico, su richiesta, della custodia dei documenti elettronici.

La prospettiva

Volendo ragionare in termini di prospettiva e non di conclusione, visto che siamo solo agli inizi, appare indispensabile l’adeguamento di tutti i sistemi informatici in utilizzo presso le imprese e i professionisti per giungere preparati all’agognato “click” propedeutico all’invio della FE. Occorrerà dotarsi di programmi ad hoc e app appositamente studiate, spesso implementate nei software gestionali e di contabilità aziendale, per assolvere a norma di legge ai suddetti tre passaggi fondamentali.

Ecco che allora il peso economico e amministrativo di questa rivoluzione digitale comincia a farsi sentire sulla gestione aziendale, producendo – anche se si spera solo inizialmente – un aggravio dei costi a carico dell’impresa. Indispensabile sarà, a margine dell’acquisto di nuovi programmi, investire sulla formazione del proprio personale o sulla consulenza esterna. Ma si sa, la semplificazione volta al progresso, spesso necessita di investimenti.

Prescindendo, almeno momentaneamente, dagli indubbi problemi logistici che si preparano ad affrontare i nostri operatori commerciali, è indispensabile pensare e affrontare il processo di informatizzazione in modo attivo, concentrandosi e condividendo il fine ultimo che si tenta di perseguire nonostante le difficoltà operative iniziali, ovvero l’abolizione di altrettanti farraginosi, costosi, rischiosi e a volte inutili adempimenti fiscali a cui oggi siamo ancora chiamati.

La chiave di volta dovrà quindi essere quella di cavalcare il cambiamento, che oggi passa attraverso un’informatizzazione forzata dei sistemi economici, a cui non siamo abituati, ma il fine sarà quello di raggiungere il più importante obiettivo di ottimizzazione di tempi e risorse produttive. Potranno nascerne nuovi elementi utili all’analisi gestionale delle proprie imprese, ma potremmo anche riappropriarci – finalmente – del troppo tempo che da anni viene rubato dall’eccesiva burocratizzazione.

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